Sinds ik freelancer ben, krijg ik nogal eens de vraag hoe het zit met auteursrecht en licenties. Hoe zit dat nu precies? Hoe spreek je af met een opdrachtgever waarvoor ze je werk mogen gebruiken? En hoe komt de prijs van een werk tot stand? Zelf worstelde ik daar vroeger ook mee, maar door veel research werd het mij helder.

Maakprijs

Wanneer ik een opdracht krijg, ga ik berekenen hoeveel uren ik hier aan kwijt ben. Voor elke illustrator is dit anders, want de één werkt sneller dan de ander. Wel kan ik nagenoeg exact berekenen hoeveel tijd een opdracht me kost.
Als ik het aantal uren weet, is het makkelijk:

(aantal uren) x (je uurtarief) = maakprijs

Het uurtarief is altijd exclusief BTW. De uitkomst van de maakprijs is dus ook exclusief BTW. Maar! Dan ben je er nog niet. Er is nog zoiets als een ‘licentie’…

Voordat je verder leest:
Ik zie dat veel collega-illustratoren en ontwerpers de tekst uit mijn blog gebruiken om op hun eigen website te plaatsen. Heel goed dat je opdrachtgevers duidelijk wilt maken hoe het zit, maar: ook op tekst berust auteursrecht. Dus, credit mij even voor die tekst. Zet erbij dat deze blogpost je bron is, met een link erbij. Na alle uren die ik in deze blogpost hebt gestopt, is dat een kleine moeite, toch?

Licenties

‘Licentie’ is een ander woord voor gebruiksrecht. Met een licentie krijgt de opdrachtgever toestemming van de maker om een ontwerp te gebruiken. Je geeft bijvoorbeeld als illustrator een basislicentie waarbij de opdrachtgever de illustratie voor een uiting kan gebruiken, zoals een poster.

Het auteursrecht blijft bij de maker (de illustrator). Dat betekent dat de opdrachtgever, ook na betaling van de factuur, de illustratie niet zomaar voor elk doeleinde mag gebruiken.

Waarom betaal je als opdrachtgever voor een licentie?
Als opdrachtgever kun mogelijk (veel) geld verdienen aan een illustratie of ontwerp. Het maken alleen (uren x uurtarief) dekt dus niet geheel de waarde van het gemaakte werk. Hoe vaker iets bijvoorbeeld gebruikt wordt, hoe waardevoller het is.

In een licentie wordt vastgesteld waar (medium), hoe lang of hoe vaak (duur) en hoe (aard) de illustratie gebruikt mag worden. Deze drie waarden en de exclusiviteit bepalen uiteindelijk de licentieprijs.
Zo kan het dus zijn dat op een illustratie voor een boekcover een hogere licentieprijs zit dan op het maken van een illustratie voor een educatief schoolboek, omdat bij het eerste de illustratie veel prominenter gebruikt wordt. Bij het maken van een persoonlijk portret reken ik zelf weer geen licentiekosten, maar voor een portret dat wordt gebruikt voor commerciële doeleinden, zoals een website of een logo, weer wel.

Spreek ook af met de opdrachtgever voor welk territorium de licentie geldt. Bijvoorbeeld alleen binnen Nederland, binnen de Benelux, etc.
Als je werk maakt voor online uitingen is het lastiger: de website zal namelijk voor de gehele wereld beschikbaar zijn, dus is het lastiger om een territorium te bepalen. Wel kun je kijken in welke taal de website wordt aangeboden, en welke extensie de website heeft.

De totaalsom wordt dus:
maakprijs + (maakprijs x percentage licentie) = totaalprijs

In de meeste gevallen hanteer ik 20-30% van de maakprijs als licentiebedrag. Let wel: dit is een indicatie.

Verschillende licenties

Licenties zijn er in 4 vormen:

• exclusieve beperkte licentie
• exclusieve onbeperkte licentie
• niet-exclusieve beperkte licentie
• niet-exclusive onbeperkte licentie

Bij exclusieve licenties wordt vastgelegd dat de illustrator de illustratie, in een afgesproken tijdsbestek, niet in mag zetten voor andere doeleinden.
Bij niet-exclusieve licenties is de illustrator vrij de illustratie ook te gebruiken voor eventuele andere doeleinden, mits deze niet conflicteren met het doel waarvoor de illustraties in eerste instantie zijn gemaakt.
Een beperkte licentie betekent dat je duidelijk afspreekt met je opdrachtgever hoe deze het werk mag gebruiken. Maak je illustraties voor een kinderboek, dan spreek je een beperkte licentie af. Wil de opdrachtgever de illustraties ook gebruiken voor merchandise, zoals mokken en knuffels? Dan kun je dit ook in de licentie zetten. Het is dan alsnog een beperkte licentie.
Wil de opdrachtgever je illustraties voor vanalles en nog wat gebruiken, zonder dat ze bij jou moeten aankloppen voor toestemming? Spreek dan een onbeperkte licentie af. Daarmee geef je de opdrachtgever het recht om het werk onbeperkt te gebruiken.

Wat staat er in een licentie?

In een licentie staat exact hoe, wat en waar een illustratie/beeld door je opdrachtgever voor mag worden gebruikt, en of het exclusief of niet-exclusief is:

• Medium (bijvoorbeeld: titel van boek of tijdschrift)
• Hoe lang/hoe vaak (bijvoorbeeld: de eerste 1.500 exemplaren van het boek, of bijvoorbeeld 3 jaar voor het gebruik op een website/flyer)
• Territorium (bijvoorbeeld: enkel voor publicatie in Nederland en België, of bijvoorbeeld wereldwijd)
• Exlusieve of niet-exclusieve licentie (zie boven)
• Beperkt of onbeperkt (zie boven)

Licentie opstellen
Hier zijn geen officiele regels voor. Het mag mondeling of schriftelijk, maar ik raad aan om het altijd zwart op wit te zetten om verwarring en gedoe te voorkomen. Tevens raad ik aan om vóórdat je van start gaat de bepalingen van je licentie aan je opdrachtgever voor te leggen. Voeg het bijvoorbeeld toe als extra paragraaf in je offerte, zodat alle partijen weten waar ze aan toe zijn. Als je offerte wordt geaccepteerd, dan weet je zeker dat je opdrachtgever ook akkoord gaat met de licentie. Ook in de factuur kun je nogmaals de licentie toevoegen.
Je kunt een licentie ook als aparte PDF bij je offerte en factuur sturen. Let wel dat je in je offerte en factuur dan naar de licentie in de bijlage verwijst.

Eenmalige publicatie
In veel gevallen kun je bij eenmalig gebruik van een illustratie het licentiebedrag al hebben ingesloten in je prijs. Let dan goed op dat je duidelijk aangeeft in de offerte en factuur waarvoor de opdrachtgever de illustratie mag gebruiken. Is dit bijvoorbeeld een eenmalige publicatie in een tijdschrift? Zet er dan bij om welk tijdschrift het gaat en om welke editie van dit tijdschrift. Je geeft dan een licentie af voor het gebruik van dat tijdschrift, maar hoeft daar niet per se een extra bedrag voor te rekenen.

Deel maakprijs, deel licentie
Het is altijd verstandig om aan te geven in je documenten dat het deels maakprijs is en deels licentie. Zet bijvoorbeeld 70% van je totaalbedrag bij ‘maakprijs’ en 30% van het totaalbedrag bij ‘licentie’. Mocht er dan later inbreuk op het gebruik van je illustratie worden gepleegd, kun je altijd verwijzen naar de licentie. Dit staat dan namelijk zwart op wit (tip van juriste Charlotte Meindersma).

Aanvullende licenties

Stel, de opdrachtgever wilde eerst illustraties voor een poster, maar zou nu ook graag de illustraties voor zijn website gebruiken. Hoe werkt dat dan?
Dan krijg je te maken met een aanvullende licentie. Dat betekent dat de illustrator een nieuwe licentie geeft aan de opdrachtgever voor het gebruik van de illustraties op de website. In veel gevallen wordt hiervoor 30% van de maakprijs gevraagd. De opdrachtgever verdient (mogelijk) geld met dit nieuwe gebruik van je werk, dus ook de maker dient gecompenseerd te worden.

Onbeperkte licentie, buy-out of auteursrechten overdragen

Het kan voorkomen dat een opdrachtgever het gemaakte werk voor veel verschillende uitingen en voor lange duur wil gebruiken. Probeer in dat geval altijd eerst een onbeperkte licentie af te spreken, waarbij jij de auteursrechten op het werk behoud (zie boven: licenties). We noemen dat ook wel een afkoop of buy-out, maar let op dat je goed verwoordt wat je hiermee bedoelt: sommige opdrachtgevers kunnen denken dat ze daarmee eigenaar (dus, auteursrechthebbende) van je werk worden.

Bij een onbeperkte licentie (die ook weleens ‘afkoop’ wordt genoemd) hoeft de opdrachtgever niet steeds bij jou een nieuwe licentie af te nemen bij een nieuw soort gebruik, maar kunnen ze dit vrij doen. Je spreekt in dat geval een percentage af voor dit onbeperkte gebruik. Gangbaar is 50%-200% van de maakprijs. Het is aan de illustrator om te bepalen welk percentage wordt gehanteerd. Als je verwacht dat het werk vele keren gebruikt zal worden, hoe logischer het is dat het percentage hoger ligt.

Om het bedrag voor een onbeperkte licentie te berekenen, kun je de volgende formule gebruiken:

Bedrag voor onbeperkte licentie:
maakprijs + (maakprijs x percentage onbeperkte licentie) = totaalprijs

Royalty’s

Het zal misschien voorkomen dat een illustrator iets maakt dat gebruikt wordt voor bijvoorbeeld boeken en merchandise. Dat kan een mok, tas, etui, etc. zijn, maar ook bij het illustreren van boeken heb je hier vaak mee te maken. In dat geval kun je met opdrachtgever een royalty-regeling afspreken. Dit houdt in dat de illustrator per geproduceerd of verkocht product een percentage van de productie-, groothandels- of verkoopprijs ontvangt.

Met zo’n regeling deelt de illustrator in het eventuele succes van het ontwerp, alsmede in het ondernemingsrisico. Vaak wordt een royalty-regeling gecombineerd met een honorarium of een niet-terugvorderbaar voorschot. Een niet-terugvorderbaar voorschot is een bedrag dat bijvoorbeeld bij aanvang van de opdracht aan de illustrator wordt toegekend om later te worden verrekend met de royalty’s.
De percentages liggen uiteen voor de verschillende uitingen, maar voor illustraties van bijvoorbeeld een prentenboek ligt dit percentage tussen de 5%-10% van elk verkocht boek.

De totaalsom

Wat een opdrachtgever betaalt voor een illustratie of ontwerp is dus in de meeste gevallen:
maakprijs + licentiebedrag = totaalbedrag

Dit totaalbedrag communiceer je altijd exclusief BTW naar de opdrachtgever, en ik kan aanraden om het in een offerte te zetten. In die offerte zet je dan ook duidelijk de licentie (medium, duur en aard) en op wat voor termijn je het werk kunt leveren. Zo is het voor beide partijen duidelijk wat ze mogen verwachten!

Algemene voorwaarden

Zorg dat je te allen tijde een document met algemene voorwaarden toevoegt aan je offertes en facturen. Daarmee bescherm je je werk. Lid van de BNO? Dan kun je gebruik maken van hun algemene voorwaarden. Je kunt deze ook laten opstellen door een jurist.

Meer bronnen

Een jurist inschakelen?

Mocht je nu een debacle met iemand hebben die jouw werk heeft gebruikt zonder toestemming, of heb je andere juridische hulp nodig? Dan kan ik je van harte Charlotte Meindersma van Charlotte’s Law aanraden. Zij is expert in juridische debacles voor creatieven. Ook als je advies op maat wilt, kun je bij haar terecht.

Boek:
Auteursrecht voor ontwerpers (Mr. Vincent van den Eijnde en Mr. Anouk Siegelaar). Boordevol informatie over auteursrecht en licenties, inclusief voorbeeld licentie voor illustratoren en ontwerpers.

Advies op maat:
BNO (Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers): als je lid wordt, kun je de juristen van de BNO te allen tijde om advies vragen.

Verdere online bronnen:
– Algemene informatie auteursrecht
– Auteursrecht en licenties voor illustratoren

Let op: ik ben geen jurist en niet onderlegd in wetgeving. Ik ben een illustrator die zich heeft ingelezen in auteursrecht en licenties. Mocht je aanvullingen hebben, of mij willen wijzen op een fout, dan hoor ik dat graag. Ook is dit blog niet bruikbaar in gerechtelijke zaken.

“Ik heb een vraagje…”
Heb je nog vragen over dit onderwerp, of wil je over iets anders Marloes’ advies hebben? Boek hier een 1-op-1-sessie.